三個步驟讓社團財務一目了然

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上次介紹完建立基礎的記帳表格後(參考:善用工具做好社團財務規劃!),我們要繼續建立更完整的功能,讓社團的各組預算、實際花費等大項目更一目了然,總表的部分可以依照不同的需求作調整,我們在此示範幾個基本功能,大家可以自由運用。

Step 1.凍結窗格

為了方便檢視帳目,我們先凍結上次所製作記帳表格的頂端列,如此一來,下拉資料時就不怕不知道該欄為何。

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凍結窗格的功能不僅可以用在社團的財務資料,當數據量多的時候都可以使用,方便我們對照。

Step 2.計算各組花費總金額

若是使用EXCEL這類的統計軟體,最方便的功能就是可以利用內建的函數得到我們需要的資訊,如果要計算各組花費,可以利用sumif函數:

  • =sumif(點選「組別」整欄,點選總表中的「召部」,點選「支出金額」整欄)。
  • 在該儲存格右下角會出現一個加號,點兩下左鍵會自動填滿。

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總預算、總支出的計算則可以使用sum函數:

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剩餘金額則是直觀的使用減法函數,儲存格右下角的加號點兩下也會自動填滿:

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Step 3.控管費用預算

有時採買物品,若沒注意到預算已經吃緊,可能因此超出原先規劃。我們可以讓已經支出的花費按佔預算比例顯示不同顏色,用來提醒社員,要好好地盯住各組的花費啦!步驟:

計算支出佔預算的百分比>設定格式化的條件>選擇資料橫條或是色階中自己喜歡的樣式

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資料橫條是直接在儲存格內呈現支出佔預算的比例。 file

色階則可以讓快要超出預算的組別亮紅燈。 file

透過上述的三個步驟,就可以簡單地看出社團的支出狀況,並且了解實際花費和預算之間的關係,對於時常要添購新物資的社團而言,應該會是個不錯的工具;而製作拉贊助的企畫書,也可以考慮利用這兩篇所教學的功能,將完整的預算表納入。 EXCEL尚有許多對於財務規劃相當實用的功能,就待大家慢慢去熟悉、挖掘,或是以後有機會再介紹給大家囉!

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