善用工具做好社團的財務規劃!

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金錢運用對學生而言十分重要,不論是在社團或系上辦活動,都會有需要紀錄支出、收入的時候,有些人會選擇使用傳統的方式,以紙本謄寫;然而,若能使用電子化的方式記錄,更能有效率地管理經費。在此,將利用EXCEL,做出一個足夠學生族群使用的記帳工具,讓社團活動不再因為支出產生問題。

(以下使用Microsoft Excel 2013版本做示範)

Step 1. 讓版面更漂亮

要讓表格的呈現不只是黑線白底,我們可以直接選擇EXCEL內建的樣版。步驟如下:

選取A至H欄>常用>格式化為表格>選擇一個自己喜歡的樣式。 file

可以發現第一列已經預設為標題,因此我們可以直接更改各欄的標題名稱。 file

Step 2. 設定日期與金額的格式

金額:數值格式選擇「會計專用」。 日期:若直接輸入yyyy/mm/dd的格式,通常EXCEL會直接偵測修改為簡短日期格式,假如希望是別的呈現方式,例如:yyyy年mm月dd日,可以從:

常用>數值格式>其他數值格式>日期中做選擇。 file

Step 3.建立下拉選單

組別、收據類型兩欄我們可利用驗證功能建立下拉式選單,讓這些會重複出現的內容,不再需要麻煩地複製貼上!步驟如下:

在新的工作表打上各組名稱。 file

選取組別整欄>資料>資料驗證>儲存格內允許選擇清單。 file

來源為第一步打上的各組名稱整欄。 file

此時在標題的部分會出現錯誤無效的標示,因為我們已經打上的標題並不符合驗證資料,因此我們需要將標題儲存格的驗證移除,步驟為:

點選該儲存格>資料驗證>全部清除。

收據類型的選單也利用相同方法建立。

Step 4. 篩選類別資料

如此一來,最基本的支出紀錄表就建立好了,可以發現,我們一開始使用的EXCEL樣式,會於第一列儲存格顯示小三角形,這是一個方便我們在資料中做篩選的工具,若是我們希望只看到某一個組別,或是看有哪些經費還沒核銷,我們便可以利用篩選按鈕隱藏我們不需要的資料。 file

Step 5. 永遠記得在第一時間記帳

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現在建立好一個方便使用的記帳表格後,最重要的便是永遠在第一時間記帳,才不會發生漏失資料的情形,對於整個活動的財務才有最佳規畫。

下一篇文章,我們將繼續建立總表,讓功能更加完整,也更方便控管預算。當有了這樣的記帳系統,不論是對內檢討,抑或是對外撰寫企畫書、報告,都是展現專業度的最佳利器!

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